EL MOLINO No. 10
Reingeniería
EN LA BÚSQUEDA DE UN BUEN PROCESO PARA EL CAMBIO
Por naturaleza, el hombre busca respuestas a las diferentes
interrogantes que va encontrando a medida que desarrolla su
saber, y una vez que
consigue estas respuestas se realiza nuevas interrogantes,
cuestiona estas respuestas. Nos atreveríamos a decir
que el proceso de reingeniería es una respuesta a una
interrogante ("¿estamos acaso haciendo las cosas
bien o podríamos hacerlas mejor?") que surgió
después de haber obtenido una respuesta (el proceso
o actividad en sí) a una interrogante que se planteó
originalmente (Cómo hacer las cosas).
¿Qué significa "Reingeniería"?.
Empecemos por definirlo desde un punto de vista sencillo.
Ingeniería es en pocas palabras, es la forma como el
hombre desarrolla técnicas para realizar de manera
más fácil, las cosas, a fin de cualquier persona
pueda, siguiendo los mismos procedimientos repetir con los
mismos resultados dicha acción. Reingeniería
entonces es, la revisión de esos procesos, a fin de
hacerlos mucho más efectivos.
Las perspectivas de la reingeniería pueden ser muy
atractivas parta las organizaciones, pues le permitirá
aplicar a plenitud todos sus conocimientos en sus organizaciones,
con el propósito (como dijimos antes) de hacerlos más
efectivos: mayor rapidez, mayor cantidad, mayor calidad, menores
costos, mayores ganancias.
Como toda actividad novedosa ha recibido diversidad de nombres,
entre ellos, modernización, transformación y
reestructuración. Sin embargo, independientemente del
nombre, la meta es aumentar la capacidad para competir. Este
objetivo es constante y se aplica por igual a la producción
de bienes o la prestación de servicios.
Algunas organizaciones han visto que su respuesta al desafío
de la competencia debe ir más allá de la reducción
de los presupuestos: Han entendido que los cambios deben ser
eficientes y que no sólo deben disminuir los costos,
sino que debe mejorar la calidad. El término reingeniería
se deriva de la practica del desarrollo de sistemas de información,
que la empresa pueda retroalimentarse de lo que está
sucediendo en su entorno. No intentar reacomodar la vieja
forma de hacer las cosas, sino comenzar de cero aprendiendo
de esa vieja forma de hacer las cosas.
El posicionamiento y la reingeniería
El posicionamiento es un conjunto de actividades que proporciona
la entrada y el marco de planeación estratégico
para la reingeniería y a través del cual se
implementan los métodos para apoyar un cambio rápido
y eficaz.
El primer elemento del posicionamiento es la recopilación
de datos acerca de la organización o institución;
se compara dónde está hoy y donde quiere estar.
El segundo elemento en importancia es la recopilación
de información acerca de la forma como se dirige la
organización. Esta información suministra un
marco de trabajo para el cambio; define las relaciones entre
los miembros de la organización y sus respectivos procesos,
proporciona una guía básica frente a la cual
se puede medir el futuro cambio.
La tercera parte del posicionamiento es crear un ambiente
en donde se pueda implementar el cambio con rapidez, eficacia
y sin afectar a la organización. El posicionamiento
y reingeniería son dos conceptos bastante flexibles
para utilizarlos en toda organización o en parte de
ella ya que no existe limitación para el tamaño
de las empresas en las cuales pueden aplicarse.
La base del éxito en la reingeniería
Existen siete condiciones que deben formar parte del proceso
de reingeniería para que llegue a Feliz término:
-
Habilidad para orientar el proceso de reingeniería
de acuerdo con una metodología sistemática
y amplia. Esta metodología siempre debe comenzar
con la elaboración de diagramas detallados del
actual proceso.
-
Administración coordinada del cambio para todas
las funciones de la organización que se vean afectadas.
Los procesos de la organización deben responder
a los cambios iniciados por cuatro fuerzas: competencia,
regulación, tecnología y mejoras internas.
Para una mejor reacción ante el cambio, debe ser
flexible y estar diseñada para modificaciones sobre
la marcha. La reingeniería representa una respuesta
sistemática al cambio y si se aplica de manera
apropiada, se convierte en una metodología de cambio,
para modificar operaciones.
-
Habilidad para evaluar, planificar e implementar el
cambio sobre una base continua. La reingeniería
de los procesos se encuentra casi siempre, con dos problemas
muy difíciles. El primero resulta del tamaño
mismo de los proyectos: tienden a ser muy grandes. La
gerencia se siente intimidada, con justificación,
ante los proyectos de reingeniería que parecen
arriesgar el destino de la organización. Y la segunda
dificultad que parece inherente a la reingeniería
esta relacionada con el breve tiempo durante el cual las
mejoras proporcionarán una ventaja competitiva.
-
Habilidad para analizar el impacto total de los cambios
propuestos. Un enfoque de reingeniería debe proveer
la habilidad para analizar el impacto que los cambios
de cualquier proceso tendrán en todas las unidades
organizacionales. Además, resulta trascendental
contar con la capacidad para prever el impacto de cualquier
cambio en todos los procesos asociados de la organización
considerada en su totalidad, ya que normalmente los procesos
interactúan entre sí.
-
Habilidad para visualizar y simular los cambios propuestos.
Para el esfuerzo de reingeniería resulta fundamental
la capacidad de simulación de los cambios que se
proponen, pues este recurso permite el ensayo y la comparación
de cualquier número de diseños alternativos.
-
Habilidad para utilizar estos modelos sobre una base
continua. Los diseños y los modelos de reingeniería
se utilizan obviamente para respaldar los esfuerzos futuros
en este campo. Si se implementa una iniciativa de calidad
total, la organización necesitará cambiar
sus procesos sobre una base común cuando las mejoras
se implanten.
Reingeniería aplicada a los recursos humanos
El factor humano no puede ser secundario a ningún
otro factor en una organización. El éxito de
una organización dependerá del desempeño
de todos los miembros, no importa el tamaño de esa
fuerza laboral. La reingeniería debe entrar a funcionar
si la organización se basa en el nivel de desempeño.
El proceso de reingeniería puede incluso depender más
del desempeño de cada quien, si se diseña para
lograr un proceso más eficiente.
Una amplia gama de temas que puede surgir a partir del proyecto
de reingeniería: necesidad de vincular personal, entrenarlo,
reubicarlo laboralmente transferirlo, reestructurar partes
de la organización, retirarlas o asesorarlas. La importancia
de los recursos humanos para el éxito
del proyecto de reingeniería hace que esta área
deba recibir atención desde el inicio mismo de cualquier
proyecto. La participación de todos los miembros puede
ayudar a identificar problemas mientras se cuenta con el tiempo
para solucionarlos, además, aporta información,
obviamente resulta muy deseable que los nuevos procesos sean
compatibles con las políticas de la organización.
La reingeniería es una buena oportunidad para intentar
la organización de equipos. Sus técnicas no
requieren que los equipos realicen los procesos de trabajo
propuestos bajo esta metodología, aunque los proyectos
de cambio si serán realizados por ellos. La organización
del equipo contará con varias alternativas posibles
cuando el proyecto de reingeniería ingrese a su fase
de implementación. La primera utilizará el equipo
de cambio como semillero y dirigirá a los empleados
hacia ese equipo para el proceso de implementación
y luego institución de una estructura jerárquica
tradicional. La segunda alternativa utilizará el equipo
de implementación como equipo de trabajo, conservando
su organización y nombrando un director permanente.
Los integrantes actuarán como equipo, pero el director
asignara el trabajo, mantendrá la motivación
y tomara las decisiones.
En términos de reingeniería, los enfoques de
equipo necesitaran el mismo trabajo de diseño del proceso,
sin embargo, los equipos de alto desempeño requerirán
un poco menos de definición individual del trabajo.
La reingeniería es la herramienta fundamental y la
última del cambio. Ella dirige los procesos al interior
de la organización. En su estado actual, ayuda a ajustar
la organización a partir de antiguos paradigmas hacia
uno nuevo de servicio e información.
La reingeniería utiliza el cambio continuo para alcanzar
la ventaja competitiva. Las oportunidades de las organizaciones
continuaran creciendo si se tiene en cuenta que de uno u otro
modo, la mayor parte del beneficio de estas organizaciones
llegará a los procesos sin mucho esfuerzo. Sin embargo,
los negocios que ganarán al máximo serán
aquellos que puedan asimilar la tecnología más
reciente y tomar ventaja de las oportunidades, para que así
se preparen a sí mismos para cambiar.
Publicación realizada por el Proyecto DFID Colombia
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