El molino No. 11

 

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¿CÓMO ELABORAR ENCUESTAS PARA FORTALECER EL TRABAJO DE SU ORGANIZACIÓN?

Generalmente, para obtener información de las organizaciones y de las personas, es recomendable recurrir a métodos que nos permiten ahorrar dinero y tiempo como lo son las encuestas. Para hacer esto existen unos puntos mínimos que se deben revisar para que la información que se obtenga de éstos sea válida y confiable.

Así que este es el momento de tomar papel y lápiz y empezar a crear una encuesta para sistematizar información y de esta forma tener propuestas y argumentos que le den Sostenibilidad al objetivo del trabajo que se realiza.

La encuesta debe cumplir dos propósitos:

• El primero es el de traducir los objetivos de lo que se quiere averiguar en preguntas especificas. Cada pregunta debe llevar a la persona o a la organización a la que se encuesta, la idea o el grupo de ideas requerido por el objetivo de lo que se pretende conocer; para cada pregunta deberá recibirse una respuesta susceptible de análisis, de manera que los resultados satisfagan los objetivos de la encuesta. Las preguntas deberán formularse de manera que la respuesta refleje exacta y cabalmente la posición de la persona o de la organización a la que va dirigido.
• El segundo propósito de la encuesta es ayudar al entrevistador a provocar motivaciones en el encuestado, para que transmita la información requerida. Debe ayudar a crear las circunstancias para que el encuestado se comunique plena y libremente.

En la formulación de una encuesta se siguen ciertas normas que ayudan a asegurar que la información recogida sea significativa.

La primera norma para elegir es el lenguaje, es decir que el vocabulario y la sintaxis (construcción de las expresiones para formar conceptos) ofrezcan la mejor oportunidad para transmitir las ideas, completa y exactamente, entre el entrevistador y su interlocutor.

El lenguaje de la encuesta, debe parecerse mucho al del entrevistado. Por esto es clave tener clara la población a la que va dirigida la encuesta. Por que se pueden crear preguntas con términos que las personas no entiendan y es muy probable que por vergüenza no pregunten y escojan cualquier respuesta. Esto alterará los resultados y la información que se obtenga no será válida y llevará a que se trabaje con base en necesidades que la población no tiene.

Es importante que la encuesta se empleen los términos que contengan los puntos que los entrevistados deban aportar al tema en cuestión. Al respecto, es esencial situarse en el mismo sitio en el que se encuentra el entrevistado; ponerse en los zapatos del sujeto para diseñar las preguntas en función de éste. Por ejemplo, si se entrevistara a un grupo de cocineros, los términos relacionados a la preparación de alimentos, tendrán una connotación muy diferente, si esas mismas preguntas se hicieran a amas de casa, aunque se trate de la misma actividad.

Toda pregunta debe estar redactada de modo equivalente al nivel actual de información del entrevistado y de manera que tenga sentido. La importancia de formular preguntas apropiadas al nivel de información que posee el entrevistado y que no lo apenen, no necesariamente nos llevan a hacer preguntas que todos puedan contestar. La carencia de respuestas, también es susceptible de análisis.

Es preciso evitar hacer preguntas al entrevistado que lo hagan enfrentarse a la necesidad de dar una respuesta socialmente inadmisible. Si esperamos que el entrevistado conteste en forma libre y espontánea, necesitamos ayudarlo asentir que toda la escala de respuestas posible es admisible, no sólo para el entrevistado sino en función de los propios estándares del entrevistado respecto de sí mismo.

Para la formulación de una buena encuesta, es necesario ofrecer un conjunto de respuestas que satisfagan las normas del entrevistado acerca de lo que es socialmente correcto. Por ejemplo, si después de una elección presidencial se desea saber acerca del grado de abstencionismo, los entrevistados que no votaron seguramente evadirán responder a esas cuestiones para no evidenciar su desinterés en ese deber cívico. Esto puede evitarse con preguntas apropiadas: "Sabe usted, que en las últimas elecciones la mitad de los votantes acudió a las urnas y la otra mitad no pudo hacerlo; ¿Usted votó?" .

Preguntas que no insinúen las respuestas, por esto es preciso formular las preguntas de manera que no contengan insinuaciones acerca de las respuestas apropiadas. Por ejemplo: Estas
preguntas provocarían actitudes inducidas.
¿Qué opina usted del control de impuestos?
¿Nos va ha decir usted que es partidario del control de impuestos?"

Una redacción más sutil sería:
¿Diría usted si es partidario del control de impuestos?
Una manera clara de insinuar una respuesta positiva o negativa es usar palabras emotivamente "recargadas", sea favorable o desfavorablemente. Por ejemplo:
"¿La carencia de líderes es algo terrible para nuestra organización?"
"¿La falta de reconocimiento está deteriorando la moral de los trabajadores?"

Las preguntas deben limitarse a una sola idea o a un solo concepto. Evitando por ejemplo estas preguntas:
"¿Los planes de trabajo iniciales de la organización afectan a los trabajadores así como los planes de reforma?"
El orden consecutivo de las preguntas nos permite que éstas sean mas lógicas para la Persona interrogada. Toda entrevista bien elaborada, debe facilitar el paso de una pregunta a otra; lo que a menudo hace que el interrogado se anticipe mentalmente a la pregunta siguiente, por que le parece que lógicamente sigue en el tema.

El encadenamiento de las preguntas puede también determinarse por lo que se denomina el "efecto embudo". Esto es, hacer primero la pregunta más general o menos restringida y posteriormente las preguntas más restrictivas o especificas, de lo general a lo particular. En ello hay que considerar que las primeras preguntas provocan las motivaciones iniciales para que el entrevistado participe más a fondo.

La forma de hacer las preguntas tomando en cuenta las respuestas posibles. Las preguntas se clasifican en abiertas y cerradas. La pregunta abierta es aquella estructurada para que el entrevistado responda como lo crea adecuado y extendiéndose todo lo que desee. En la pregunta cerrada, el entrevistado sólo tiene que elegir la respuesta que más se acerque a su opinión.

En términos generales la pregunta cerrada se adapta a los siguientes casos:
1. Sólo hay un punto de vista para la respuesta del entrevistado.
2. Ese punto de vista contiene una gama de posibles respuesta; y
3. Dentro de esta gama, hay cuestiones de elección que reflejen exactamente la posición de cada entrevistado.

Por su parte, la pregunta abierta tiene muchas ventajas derivadas del hecho de que se anima al interrogado a responder en la forma que desee. Otra ventaja es que la información que responde nos acerca al nivel de conocimientos del interrogado o al grado de su certeza.

El intercambio relativamente libre entre el entrevistador y su interlocutor, característica de la pregunta abierta, permite al primero saber si el cuestionado entiende la pregunta que se le hace. En cambio, en preguntas cerradas, una vez que se elige la opción, se da por hecho que el encuestado entendió la pregunta, lo que no siempre es así.

Otra diferencia entre pregunta abierta y cerrada, es la facilidad que ofrecen las preguntas cerradas para ser clasificadas y tabuladas. No obstante ambos métodos pueden combinarse para obtener mejor información.

Para crear la encuesta es conveniente seguir este orden: 1. Explicar el motivo y los objetivos de la encuesta. 2. Describir el método por el cual se eligió al encuestado. 3. Dar a conocer el orden de la organización o la persona que realiza la encuesta. 4. Manifestar la índole anónima o confidencial de la encuesta.

El tiempo para responder las encuestas no deberá tomar más de 30 minutos, preferiblemente aún menos tiempo.

Es recomendable antes de aplicar la encuesta hacer unas pruebas preliminares que permitan tener una experiencia y encontrar y corregir errores; las personas que nos ayuden no deben haber participado en la construcción del" cuestionario y deben tener características
similares a la población objetivo.

Además, aunque se sea muy hábil para redactar las preguntas y formular la encuesta, se necesita un ensayo general para ver su efectividad en la práctica; esto constituye en sí mismo un estudio en miniatura que permite saber si las respuestas satisfacen los objetivos del estudio.

Publicación realizada por el Proyecto DFID Colombia