El molino No. 11

 

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LA UTILIDAD DEL OUTSOURCING O SUBCONTRATACION EN LAS ORGANIZACIONES

Hoy queremos dar a conocer una teoría que está en auge en el ámbito organizacional, el Outsourcing o la Subcontratación, como también se conoce esta herramienta. El Outsourcing es una práctica que se lleva cabo desde hace muchos años, pero muy poco se ha hablado de ésta.

El Outsourcing se ha convertido en la respuesta más común a la pregunta que se hacen los directores de organizaciones para proporcionar un mejor servicio a los clientes: ¿Fabricar o comprar? .El outsourcing, combinado con otras técnicas, está creando un ambiente totalmente nuevo, en la relación cliente proveedor. A través de esta relación se busca que exista una cooperación intensa entre el cliente y el proveedor, en la que los proveedores adoptan los mismos sistemas que los clientes, como una manera de proporcionar así una mejor relación de trabajo para que logre llegar a las metas propuestas por la organización.

La palabra Outsourcing, hace referencia ala fuente externa de suministro de servicios; es decir, la subcontratación de operaciones de una organización que contrata a otras organizaciones externas. Con frecuencia se recurre al Outsourcing como mecanismo para reducir costos, lo cual en algunos casos alcanza hasta un 40%. Dicha subcontratación ofrece servicios modernos y especializados. Más allá de parecer un gasto adicional, la subcontratación representa la oportunidad de dejar en manos de organizaciones expertas la administración y el manejo eficiente y efectivo de los procesos que no están ligados directamente con la naturaleza de la misma y que, por el contrario, permite reducir costos y reorientar los recursos internos e influir de manera significativa en su nivel de competitividad.

En definitiva, no es un contrato a corto plazo; no se limita a una asesoría puntual en un área de especialidad determinada; tampoco consiste en la contratación de personal experto. Por un breve lapso para mejorar puntos específicos del servicio.

Este servicio es una relación de largo plazo y va más allá del apoyo puntual, como sucede en el caso de la Consultoría Legal. En la medida que el volumen de compromisos de una organización aumenta, aparece la; oportunidad de procesarlas afuera para hacer más flexible la operación y es allí donde se empieza a dar el verdadero outsourcing.

El outsourcing podría definirse como un servicio exterior a la organización y que actúa como una extensión de los negocios de la misma, pero que es responsable de su propia administración.

EL PROCESO y SUS BENEFICIOS

El outsourcing debe verse como un proceso que va a hacer más competitivas a las organizaciones.

Reducción de los Costos de Producción

El mensaje claro, es que el outsourcing no sólo tiene que ver con la reducción de costos; también puede proporcionar mejoras en el negocio y los servicios de tecnología.

Éste debe ser estudiado como un proceso de largo plazo, en el que se compran servicios con la función básica de integrarlos a la organización, sin que esto intervenga en su misión o en sus procesos. Bajo este concepto se lleva a cabo una alianza estratégica entre la empresa y el outsource (la compañía que presta el servicio de outsourcing), para que uno o varios procesos salgan de la organización, o para que otros que anteriormente eran centros de costos se conviertan en centros de ganancias. Esto le da valor agregado a la organización: aportar tecnología de vanguardia, adquirir una metodología de trabajo, estándares de calidad internacionales, aumentar los beneficios operativos y poner a su disposición un grupo multidisciplinario de especialistas que van a ayudar al logro de las metas.

Otro de los beneficios que aporta este modelo es la producción de ventajas competitivas. En primer lugar facilita el liderazgo, porque al quitarse el lastre de aquellos procesos que no son escenciales, la organización desarrolla tendencia a ser líder en su negocio, tiende a ser más eficiente porque se olvida definitivamente de algunas tareas que le obligan a dedicar mucha atención y tiempo y la satisfacción de las expectativas del cliente.

SOCIEDADES CON ÉXITO

Una sociedad de outsourcing con éxito dependerá de estas características: .

• Ser abierta
• Establecer una relación y trabajar con juntamente.
• Saber dónde nos encontramos actualmente en términos de productividad y rentabilidad.
• Conocer las necesidades mutuas.
• Conocer los beneficios mutuos.
• Compartir el riesgo.
  

RIESGOS LATENTES AL SUBCONTRATAR

• Pérdida de control.
• Riesgos de seguridad.
• Amenazas a laconfidencialidad.
• Calidad / Experiencia del subcontratista (proveedor outsourcing)
• Escala de costos.
• Posibilidad de eliminación de la actividad por parte del cliente final, es decir, romper el contacto entre el cliente y quien hace el desarrollo.
• Pérdida de talento experto dentro de la compañía.
• Cambio en compromiso / estabilidad financiera del subcontratista
• Cambio en el negocio y la tecnología durante la vida de un contrato (también cambio del producto).
• Retorno del servicio a la compañía original.
• Incompatibilidad de las motivaciones- habilidades, cliente proveedor.
• Cambios en el entorno.
  

CONSIDERACIONES ANTES DE DECIDIRSE A SUBCONTRATAR

• Ubicación del servicio.
• Convenios adecuados de seguridad.
• Disponibilidad del servicio y capacidad
• Acceso a tecnología avanzada
• Posibilidad de migración a sistemas más avanzados.
• Habilidad para administrar e informar según acuerdo del nivel de servicio.
• Soporte del software.
• Planes de contingencia preparados.
• Recuperación ante un desastre.
• Soporte e integración de redes.
• Capacitación de usuarios, soporte de primera línea, administradores de sistemas.
• Calidad del servicio
• Relación con proveedores.

El manejo ineficiente del proyecto, junto con cambios en el negocio y la tecnología pueden causar dificultades e incluso llevar el proyecto al fracaso. El mayor peligro, sin embargo, es que no se trate adecuadamente la cuestión relativa al personal. El problema no es simplemente cómo se puede transferir personal aun proveedor, sino cómo evitar la pérdida del personal más calificado con que se cuenta o. incluso perder las ventajas competitivas.

¿QUÉ SE PUEDE SUBCONTRATAR?

Las funciones que tradicionalmente se han contratado son las siguientes:

• Suministro de Materiales y Componentes.
• Servicios Generales.
• Tecnología informática.
• Consultoría y Capacitación.
• Logística.

Dentro de los aspectos que se deben tomar en cuenta para subcontratar se deben mencionar las funciones que las compañías están más dispuestas a poner en mano de subcontratistas. A continuación se mencionarán algunas de las que se consideran más importantes dentro del análisis realizado.

• Aquellas que hacen curso más intensivo de recursos.
• Áreas relativamente independientes.
• Servicios especializados y otros servicios de apoyo.
• Aquellas con patrones de trabajo fluctuantes en carga y rendimiento.
• Aquellas sujetas a un mercado rápidamente cambiante y donde es costoso reclutar, capacitar y retener al personal.
• Aquellas con una tecnología rápidamente cambiante que requiere una gran inversión.

¿QUÉ NO SE DEBE SUBCONTRATAR?

Aunque todas las funciones que aparecen a continuación hayan sido subcontratadas con éxito por alguien en alguna parte, usted deberá hacer un examen cuidadoso antes de subcontratar las siguientes:

• Administración de Planeación Estratégica.
• Administración de Finanzas.
• Administración de la Consultoría Gerencial.
• Control de Proveedores.
• Administración de Calidad y Administración Ambiental.

La Supervisión de la Satisfacción de los requisitos del mercado y reglamentarios como:

• Responsabilidad del Producto.
• Publicidad Engañosa.
• Calidad.
• Regulaciones Ambientales.
• Higiene y Seguridad del Personal.
• Seguridad Pública.
• Seguridad del Producto / Servicio.

Es importante destacar que uno de los primeros pasos en el proyecto de outsourcing, y quizás el más importante es aquél en donde se seleccionan los procesos que podrían ser subcontratados.

Los contratos de outsourcing tienen que ser flexibles, ambas partes deberán tener la facultad de iniciar cambios para que el contrato sea realmente funcional, es por ello que se necesita la motivación de las partes para que se alcancen mejoras eficientes en tecnología y el logro efectivo de reducción de costos para el negocio, así como también se espera la reducción del desperdicio y la creación de valor para el negocio.

Con esta herramienta se busca aprender la experiencia, la habilidad y la objetividad, las cuales son esenciales para identificar los objetivos que persiguen las organizaciones, al igual que el aseguramiento de las negociaciones y el manejo exitoso de los contratos.

Ha de señalarse que esta herramienta lleva a tomar decisiones que podrían alcanzar los resultados deseados, evita los peligros latentes que se pueden presentar en un caso determinado y busca la proporción del aumento de la productividad. La realidad es que siempre se ha hecho outsourcing, pero con una concepción probablemente equivocada. Hay que tratar de sacar el mejor provecho posible a un programa de esta índole y darle valor agregado para obtener una solución efectiva a los procesos de carácter organizacional y de negocios.

Publicación realizada por el Proyecto DFID Colombia