El molino No. 11

 

Editorial El Mago y la Ratoncita Una Mirada en Red Identificación de las Actividades de Valor en la Organización ¿Cómo elaborar encuestas para fortalcecer el trabajo de su organización? Un vistazo al mercadeo La organización virtual: Una herramienta básica para la comunicación con otras organizaciones El Exceso de Consenso en las Organizaciones Educación y desarrollo tecnológico son los retos para que el sector rural sea competitivo Los Acuerdos de competitividad en Colombia, un asunto de Cooperación Público Pivada La utilidad del outsourcing o subcontratación en las Organizaciones Visita del Panel de Expertos del Proyecto DFID-Colombia Taller de Secretarías Técnicas "Uso y Alcance de Nuevas Tecnologías de la Información" II Fase El dilema de la individualidad

LA ORGANIZACIÓN VIRTUAL: UNA HERRAMIENTA BÁSICA PARA LA COMUNICACIÓNCON OTRAS ORGANIZACIONES

La "virtualidad" es un término muy nombrado últimamente debido al éxito del INTERNET, que ahora ha llegado a convertirse en una modalidad de trabajo o en una estrategia para conformar REDES de trabajo virtual.

A propósito de la segunda fase que ofrecerá el Proyecto DFID Colombia en Capacitación en Tecnologías de la Información, consideramos de gran importancia tener en cuenta las posibilidades que nos ofrecen las redes virtuales, ya que es muy factible que al hacer uso de foros, comunidades virtuales, cuartos de charlas privados y paginas web de los nodos o institucionales, se pueda concretar una agenda de trabajo virtual de las redes regionales. Así mismo, veremos en este artículo, cómo a pesar de la fuerte implantación de la tecnología no hay que perder de vista aspectos esencialmente sociales, como las reuniones, acercamientos personales, y por supuesto la
confianza, una condición mínima para la construcción de conocimiento entre personas con intereses comunes, como es el caso de las ONG del sector agropecuario colombiano.

Las Organizaciones Virtuales

Donde la información es la materia prima, nunca ha sido necesario tener a toda la gente en el mismo lugar al mismo tiempo.

Los periodistas son un ejemplo de ello, casi siempre han trabajado fuera de sus empresas. Se reúnen ocasionalmente con sus jefes y por lo regular no necesitan estar presentes en una oficina para cumplir con su trabajo. Transmiten sus noticias vía telefónica, mediante E-mail (correo electrónico), vía fax o módem, desde lugares cercanos hasta muy remotos.

Ahora muchas universidades tienen una nueva versión de educación a distancia o de universidad abierta a través de INTERNET. Las exposiciones de los maestros se realizan mediante INTERNET, o vía correo electrónico. Las tareas se entregan también por correo electrónico, y los alumnos conocen a sus compañeros de clase mediante un directorio de correos electrónicos que se entrega al inicio de cursos. Entre otras ventajas además de que el alumno no necesita desplazarse Físicamente, las clases no están sujetas a un horario, ya que la información puede consultarse a cualquier hora del día o la noche.

El Teletrabajo

Existen diferentes soluciones organizacionales. Una es la constitución de oficinas satélite por medio de la cual la organización localiza parte de las propias actividades en zonas distantes a la sede central. Una segunda solución es la tele-empresa que produce y provee productos a clientes localizados a distancia a través de las redes de comunicación. La tercera y más significativa, crea formas de telecomunicación. El trabajador, por medio de una estación de trabajo provista de computadora personal, módem, fax y software, tiene la posibilidad de administrar su jornada como si estuviera presente en su propio puesto dentro de la empresa, con la ayuda de programas de "grupos de trabajo" que simulan el ambiente de trabajo, tiene acceso a los escritorios de los demás compañeros.

El teletrabajo concierne, sobre todo, al trabajo de oficina y se ha desarrollado en los sectores bancarios, de aseguradoras y en la administración pública. Con estas modalidades, las organizaciones se liberan de una buena parte del trabajo administrativo de oficina. Las ventajas para las organizaciones se relacionan con la posibilidad de simplificarse internamente, reduciendo algunas unidades de servicio, coordinar y saturar tiempos, repartir costos de instalaciones y utilizar a bajo costo una fuerza de trabajo preparada.

La localización de estos centros puede estar en las áreas de residencia de los "telecommuters" . Estos centros pueden surgir en las áreas metropolitanas para abastecer servicios informáticos y también pueden emerger a nivel regional en el contexto de enfoques de planificación territorial, con miras ala descentralización de actividades.

La pregunta esencial

Alrededor de todas estas novedades, gira siempre una pregunta básica: ¿Cómo puedo dirigir o guiar a la gente que no veo? El punto crucial de todo ello, es la confianza.

No obstante, la confianza necesita de límites, mas allá del ejercicio del control de acciones ya realizadas sobre las que ya nada se puede hacer o se puede hacer poco, la libertad dentro de límites trabaja mejor. Sin embargo, cuando las unidades de trabajo son autoadministradas tienen la capacidad de resolver sus propios problemas. Las organizaciones basadas en la confianza dan como resultado propia reingeniería del trabajo, dejando atrás modelos reduccionistas de organización en los cuales cada uno está dividido en las partes que componen una función. Al respecto, el éxito de la reingeniería debe estar construido en la confianza.

* La confianza demanda aprendizaje. La arquitectura de una organización está hecha de independientes y constantes grupos que empujan la organización hacia una estructura central que llega a ser común para cada uno. Una condición necesaria es la constancia, sin embargo, también cuenta la habilidad para el cambio. Los grupos deben ser flexibles para el cambio cuantas veces éste sea demandado por el consumidor. Ellos deben de mantenerse al corriente del cambio, siempre explorando nuevas opciones y nuevas tecnologías. Deben crear una verdadera cultura del aprendizaje.

* La confianza es fortaleza. Cuando no se confía, debe verificarse todo una vez más con los sistemas de control que ello involucra. En esto hay que asegurarse de los procedimientos de contratación que permiten garantizar cierto grado de confianza momento de la selección.

* La confianza es importante pero también riesgosa, de ahí que las organizaciones tiendan a restringir sus compromisos esenciales a pequeños grupos de alta confianza.

Las políticas de las organizaciones cambian ahora del centro ala periferia. Un modelo que si no es manejado con cuidado por quienes lo practican, puede degenerar en formas de relación convenidas con cualquier extraño.

* La confianza necesita tocarse. Un compromiso compartido, aún requiere del contacto personal la alta tecnología debe tener un balance con el alto contacto cuando se trata de construir organizaciones de alta confianza.

Paradójicamente, entre más virtual llegue a ser una organización, su gente necesitará más del acercamiento personal. Las reuniones sin embargo, son diferentes, éstas se dan más relacionadas con procesos que con tareas. Mas concentradas en que la gente obtenga conocimiento de otros en lugar de que ellos lo den.

Las reuniones con los líderes deben ser para reforzar las metas corporativas y repensar las estrategias. La confianza requiere de líderes. En este sentido por ejemplo podría ser un equipo de canotaje, donde cada uno en el momento de la competencia, no se habla, sin embargo, se conocen tan bien entre sí, que cada uno tiene la confianza de que el otro hará su trabajo correctamente y estará en el sentido de la misma meta a lograr. En este caso no hay un solo líder. El líder es, en la lancha, el que está conduciendo a los remeros, porque es el único a quien puede verse durante la competencia. Por otra parte, también es la persona que hace que el grupo tenga un rendimiento estándar, se es líder en ese sentido Fuera del agua, es el capitán del equipo quien selecciona y hace que se actúe como un todo en unidad. Construye y establece los compromisos y las metas.

Por otro lado; en el entrenamiento está la clave la cual evidentemente es la principal influencia del trabajo del equipo. Éste puede ser un buen ejemplo a imitar en las organizaciones compuestas de células autoadministradas, en las cuales se requiere de diversas clases de líderes que propicien la armonía, el desempeño uniforme, y el trabajo que vincule entre sí a los grupos y sus productos.

Publicación realizada por el Proyecto DFID Colombia