El molino No. 5

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Invertir en conocimiento, una forma de incrementar la productividad

Cuenta la leyenda que el presidente de una empresa envío a sus tres directores de unidades en busca de la productividad. "tenemos que acelerar las mejoras en la productividad, les dijo entes de que partieran, de lo contrario, la velocidad de esta nueva era nos superara":

Después de muchos días de afanosa búsqueda, los tres hombres encontraron una extraña casa. Al entrar en ella vieron todo el conocimiento del mundo: metodologías, fabulosas herramientas; expertos conversando en un rincón de una gran sala. Con temor reverente, empezaron a hurgar entre las cosos conocidas y desconocidas.

El primer gerente, al ver poco que pudiera considerarse nuevo, decidió emprender la vuelta. "Mis empleados son talentosos murmuro. Podemos mejorar la productividad nosotros mismo. Necesitamos objetivos, disciplinas para crear valor hasta la línea de resultados y trabajar muy duro".

El segundo gerente, después de encontrar herramientas de programación de la producción muy superiores a las que se utilizaban en su negocio, se apresuro a guardarlas en su maletín y corrió a la sede central para empezar a implementarlas.

El tercero recorrió minuciosamente el lugar, hablo con los expertos, exploro libros y herramientas. "Este es un síntoma de complejidad de nuestros tiempos pensó-. Tanto conocimiento difundido por la tecnología, la educación, la globalización y las comunicaciones. ¿Cómo puedo usar estos tesoros en mi organización?". Hasta que descubrió un extraño diagrama que describía principios para estructurar el trabajo. A pesar de ser nuevos, le resultaban poco familiares. De pronto comprendió.

Tres años después, el presidente analizó los resultados de los gerentes y decidió que había elegido el tercero como su sucesor. "¿Cómo hizo para superar todas las expectativas y al mismo tiempo, mejorar el estado de animo de su unidad, de modo tal que los resultados de sus colegas, alguna vez considerados aceptables, hay parezcan lentos estúpidos y caros?", Le pregunto al heredero. Y el gerente respondió "llegue a concebir el trabajo de una manera nueva y distinta, atendí a aplicar lo mejor en todo"

La división del trabajo a muerto. El principio de Adam Smith, economista británico, que pensó en la idea central para organizar el trabajo y encontró su fuente de poder en la automatización y la especialización. Pero la automatización ya ha reemplazado a las personas en la mayor parte de los procesos de mano de obra intensiva, y la especialización socava la productividad en un mundo que cada vez exige más conocimiento.

Los esfuerzos de las empresas por motorizar la productividad se ven dificultados por el legado involuntario de la división del trabajo. Pero los gerentes visionarios están agotando un nuevo conjunto de principios fundamentales para impulsar la productividad: superan la viejas divisiones y tratan de reintegra el trabajo conformando equipos, equipando a los empleados con el mejor conocimiento, permitiéndoles desempeñarse como expertos en una gama más amplia de actividades y así se integra valor a las comunidades en forma directa. Inteligente, rápido y de bajo costo.

COMO LLEGAR A LO INTELIGENTE, RÁPIDO Y DEBAJO COSTO

Potenciar los modelos de conocimiento para mejorar la productividad y la eficacia organizacional exige tres nuevas disciplinas:

Apelar al mejor conocimiento: por esta vía se mejora el desempeño. Los algoritmos (método gradual para la solución de problemas que garantiza una solución correcta) para la detención de fraudes, por ejemplo, son capaces de reducir más perdidas que los mejores expertos. Y la metodología de mantenimiento centrada en la confiabilidad es superior al mantenimiento preventivo convencional para incrementar la vida útil de un equipo clave. ¿Dónde encontrar nuevo y poderoso conocimiento? Aunque cueste admitirlo, el mejor no esta en nuestra mente, sino fuera de ella. Hasta las empresas más grandes y exitosas buscan fuera más allá de us fronteras. Se logra un aumento en la productividad al desplegar en los diferentes departamentos el "como" desarrollados externamente: fabricación según el flujo de la demanda, servicio rápido, respuesta rápida y gestión de la calidad total. Lo sorprendente es que el uso del mejor conocimiento y no el intento por crearlo genera una ola de aprendizaje en los trabajadores. Pero hace falta disciplina para empezar con el mejor "quien", aplicar el mejor "como" o utilizar el mejor "que". Pocos de nosotros estamos dispuestos a admitir en qué áreas nuestro conocimiento no es el mejor.

Introducir el nuevo conocimiento en olas: es una disciplina que exige muchos cambios , cada vez que se incorpora un nuevo conocimiento ya que se le pide a os trabajadores que adopten un nuevo patrón mental de todo lo que hacen: el análisis (como piensan), los procesos (como trabajan y como se relacionan dentro y fuera de la organización), la organización (en que posición están respecto de otras funciones), los sistemas (que herramientas usan) y las mediciones (como se evalúan). Para que los trabajadores puedan adaptarse, lo recomendable no es introducir el mejor conocimiento como un proceso continuo, si no en olas, desplegando un modelo integrado por vez. Por ejemplo un "que" para mejorar la política de calidad, y después un "como" para administrar los resultados. Las olas permiten el enfoque, el esfuerzo y el liderazgo necesario para los cambios drásticos.

Crear mejores puestos de trabajo: Para lograr verdaderas mejoras en el desempaño, encuadre la oportunidad en torno de la definición de tareas. No pregunte ¿qué debemos hacer? Sino ¿cómo podemos estructura el trabajo en tareas más amplias,
para que aprovechen al máximo el mejor conocimiento para generar valores corporativos?. El resultado será la creación de nuevas tareas y la eliminación de un manera creativa de muchas ya existentes.

HACIA UNA NUEVA VISION ORGANIZACIONAL

Modelos de organizaciones basados en Internet. Intensificación de la competencia. Cadenas de valor rápidamente cambiantes. Todas las empresas son vulnerables. Los sobrevivientes utilizaran las disciplinas del conocimiento mejor conocimiento, introducido en olas, a través de nuevas tareas para satisfacer las necesidades de la comunidad de manera más eficiente que la competencia. Pero se necesita de una nueva visión organizacional: "organizaciones que utilizan el mejor conocimiento". Mediante esta practica la productividad se incrementará de forma más rápida, el impulso a utilizar el mejor conocimiento para beneficiar a los usuarios hará que la organización se reconozca así misma como estratégicamente innovadora y capaz de haber cambiado las reglas de juego en su campo de acción.

Las organizaciones que utilicen el mejor conocimiento serán también las que más motiven a sus empleados a descubrir la relevancia de su trabajo. Disfrutaran de gran crecimiento y rentabilidad, que a su vez redundara en atractivas recompensas para los empleados y en oportunidades de mayor promoción de us responsabilidades. Si en u organización utiliza el conocimiento como la base, la raíz, de la misma, podrá observar cambios inimaginables.

CONOCIMIENTO PROVISTO POR LA ORGANIZACIÓN

FUENTE: Booz Allen El Hamilton

Publicación realizada por el Proyecto DFID Colombia