El molino No. 7

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Como mantener y mejorar su organización aplicando el desarrollo organizacional

Es posible que el Desarrollo Organizacional sea usado como una forma de reaccionar ante una amenaza a la supervivencia de las organizaciones, por ello es importante saber detectar los peligros que puedan arriesgar el ambiente de trabajo, para poder aplicar justo a tiempo soluciones que enriquezcan la experiencias de todos los que pertenecen y se benefician de una organización.

Si la amenaza es de tal magnitud que parece imposible vencerla o si el organismo carece de aptitudes, recursos y flexibilidad para hacerle frente, pueden presentarse dos situaciones:

Que la organización se niegue a cambiar y por el contrario reafirme su posición aunque ésta sea errónea. Sus consecuencias pueden ser la obsolescencia y la extinción.

Por el contrario, si el organismo posee la fuerza de voluntad para enfrentarse al reto, no queda paralizada y vence sus miedos; procederá a actuar y reaccionará generando cambio.

Los cambios que una organización se plantee, para que operen en un sentido positivo y viable que permita un adecuado desarrollo, deben satisfacer ciertas condiciones como son:

1. - El cambio deberá gestarse en la cabeza de la organización; es decir tiene que empezar en el sitio del poder y fluir hacia abajo en la forma tradicional que fluyen por lo común la autoridad y las responsabilidades.

2. - El cambio debe ser integral; lo que se traduce en que no puedan aislarse ciertos elementos del organismo, sino que ha de generalizarse en todos los ámbitos.

3. - El cambio debe ser compatible con los principios de la organización. De otra manera se perderá una gran dosis de dinamismo en los esfuerzos para que se amolde a los principios sostenidos por la organización anterior o para rectificar los valores clave que permitan el desarrollo de la misma.

Teniendo en cuenta los asuntos que se ven implicados en un cambio dentro de la organización, también es importante destacar los tres posibles aspectos de la vida de una organización en los que pueda ocurrir el cambio.

Aspecto ideológico: es decir, aquellas manifestaciones de la vida de la organización que son tradicionales o costumbres, en la mente de su personal, aunque no constituyan órdenes escritas.

El aspecto de orden organizador: que se manifiesta en la red de relaciones interpersonales de trabajo establecida en las funciones de quienes trabajan en ella.

El aspecto de procedimiento: o sea las formas de hacer, proyectadas y prescritas del trabajo y de las operaciones relacionadas con él y en el seno de la organización.

El cambio puede ocurrir en cualquiera de los tres aspectos o en todos ellos. No obstante los desarrollos relevantes ocurren en los tres. Cada vez se facilita más a los integrantes de una organización realizar un diagnóstico sencillo que permita conocer las condiciones imperantes en sus organismos, tanto en función de normas prácticas, de procedimientos y de formas de crear el esfuerzo integral, como en función de motivaciones, actitudes y principios de quienes integran la organización. También es factible, gracias al diagnóstico, hacer valoraciones apegadas a la realidad del estado de "salud" que goza el organismo; como también formular planes para implantar medidas sistemáticas que mejoren su "salud" y eficiencia.

Para tener una idea de las temáticas que debe abarcar un diagnóstico de este tipo y introducir cambios en el organismo, se deben aplicar las siguientes fases en un diagnóstico inicial:

Determinar el problema del cambio:

• Determinar cuáles son las formas más adecuadas para el grupo, comunidad o cliente al que sirve la organización.

• Determinar la disposición y la aptitud de la organización para efectuar el cambio

• Determinar los objetivos adecuados para el cambio

• Valorar los recursos propios para hacer factible el cambio

Para que esto se realice acertadamente en un organismo, el programa de cambio o "reeducativo", necesita ser orgánico; lo que significa que es preciso que provenga de él mismo y de las necesidades que se consideran aplicables para los fines de la organización. Por esta razón el programa debe relacionarse con las metas; que los cambios deben vincularse con los fines del organismo. El programa de cambio debe considerarse aplicable a fines individuales, así como que quienes participen en él consideren que es para los fines de la organización. También es necesario que sea lo suficientemente sencillo para se pueda potenciar y difundirse en todos los ámbitos de la organización.

Aprovechar continuamente las experiencias

En la estrategia del cambio es preciso asegurarse de que la organización puede seguir aprendiendo gracias a sus propias experiencias. Esto requiere de actuaciones y tácticas que faciliten a cada integrante comprobar sus propias operaciones, compararlas con otras opciones y facilitar planes para el perfeccionamiento futuro.

También implica un proceso de recopilación sistemática de informes, de retroalimentaciones y de formulación de planes basados en la información. Para esos fines deberá dividirse a la organización en grupos de aprendizaje tales como "familias" de trabajo, grupos de personal de la misma categoría jerárquica o de grupos de cambio. De esta manera se puede determinar en que áreas necesita el cambio.

Es importante contar con todo el personal de su organización en una experiencia de este tipo, y que sean ellos mismos los que identifiquen en su área de trabajo, los errores y la manera en que buscaron solucionarlos.

Después de compartir este tipo de experiencias, hay que identificar cuales son los problemas más recurrentes y los sectores de la organización a los que compromete.

Con una visión general de los problemas y ordenados según la frecuencia con la que se presentan, se puede disponer a una lluvia de propuestas que generen una modificación en las condiciones que generan el conflicto

Las metas de los cambios necesitan determinarse claramente en función de los tipos de cambios deseados. Uno de ellos es el cambio del medio ambiente en el organismo (verificado por las normas de la organización, sus medios de comunicación y su forma de resolver conflictos). Otro tipo es modificar las actitudes y los principios o valores de los miembros del organismo (por ejemplo, considerar que los conflictos son condición apropiada y necesaria de la vida de los organismos; o reconocer que las comunicaciones francas y sinceras tienen un valor favorable). Un tipo más es el de cambio en las aptitudes (por ejemplo, en la solución de problemas y en las relaciones interpersonales).

Aunque las metas presentes en estos tipos se deben contemplar en el cambio planeado de la organización, es muy importante establecer prioridades relativamente explícitas.

Al planear un cambio, también hay que saber administrarlo, por ello es importante encontrar métodos educativos adecuados para conquistar las metas del cambio. La función de quien asesora o dirige un cambio es la de ayudar a la organización a crear las condiciones en que puedan introducirse esos métodos educativos apropiados, recopilar los datos de la forma más sistemática acerca de su propio funcionamiento organizador, capacitarlos para aumentar su aptitud para usar esos datos en la formulación de planes de mejoramiento y determinar una orientación para la enseñanza y apertura al cambio en la forma en que opere la organización, de manera que el perfeccionamiento y la constante renovación del organismo se convierta en una norma vital para todos sus integrantes que pueda ser usada efectivamente como una estrategia para mantener y mejorar la organización, por medio de bases simples del Desarrollo Organizacional.

Publicación realizada por el Proyecto DFID Colombia