El molino No. 8

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Análisis financiero en sistemas de producción agrícola (II parte)

Información Necesaria en el Análisis Financiero

Al orientar a las ONG y a su comunidad acerca de cómo evaluar y comprender el desarrollo actual de sus actividades productivas, estamos dando un paso importante para la formación empresarial del sector agropecuario en Colombia.

El pequeño productor como administrador de su empresa (cultivos), debe llevar a cabo la administración financiera (maximizar el valor de su empresa), valorando los diversos componentes de su organización que van por lo general desde la selección y preparación del terreno hasta la venta de los productos de la plantación; y con ello evaluar el desempeño actual o esperado de la empresa.

Limitaciones de información para el análisis financiero

Es importante recalcar la importancia de las ONG en la transferencia de información a la comunidad acerca de un manejo metodológico adecuado para la toma, recopilación, sistematización y análisis de datos sobre costos y beneficios en los diferentes proyectos productivos; Esto es necesario por la existencia de una limitada información financiera basada en:

La carencia de datos confiables sobre costos de actividades tales como: podas, siembras, control de malezas y aprovechamiento final de la cosecha.

La falta de datos reales sobre los costos administrativos en que incurre el productor, los cuales pueden ser: La planificación y gestión de insumos/productos, infraestructura (maquinaria, terrenos), vigilancia y protección, asesoría legal y técnica, mantenimiento de linderos y costos similares relativos al objetivo empresarial correspondiente.

Una limitación metodológica importante, es la poca importancia que se le da a los beneficios no financieros (bienes y servicios ambientales), como la protección de suelos, y la infiltración de agua, por ejemplo. Estos bienes y servicios no se intercambian en el mercado, y por lo tanto no tienen precio, lo que ha hecho difícil su consideración en el análisis financiero. Esto representa una limitación en este tipo de análisis, que no permite reflejar todos los beneficios que brindan los diferentes sistemas productivos a sus propietarios y a la sociedad en general.

Esta limitación debe ser comprendida en todas sus dimensiones, dado que los efectos e impactos ambientales y sociales son también criterios de decisión importantes. Esto sugiere la necesidad de complementarlo con un análisis económico, que contemple la valoración de los bienes y servicios de "no mercado" con los bienes y servicios que se intercambian en el mercado, de esta forma, se contabiliza adecuadamente el valor total de los bienes y servicios que ofrecen los diferentes sistemas productivos. Actualmente, se están haciendo esfuerzos en varios países del mundo para establecer un sistema de contabilidad social que integre las cuentas donde se reflejen estos bienes y servicios ambientales con sus respectivos costos a las cuentas económicas establecidas por la Organización de las Naciones Unidas.

Métodos para la recopilación de datos

A continuación usted encontrará una guía de métodos para recopilar los datos básicos; La elección de una buena metodología permitirá una valoración correcta de todos los costos en que se incurre y los beneficios que se obtienen. La selección del método a utilizar dependerá principalmente del objetivo del análisis y de la disponibilidad de tiempo y recursos.

• Primer método: Tiempos y movimientos
  Es un método práctico, detallado y confiable. Consiste en anotar en un formulario específico, bajo tiempo controlado, el rendimiento de la mano de obra en cada actividad que se efectúa, por ejemplo la cantidad de frutas cosechadas o el número de árboles sembrados vs. el tiempo que se utiliza en realizar estas actividades, así como los tiempos muertos (no hay actividad productiva), los materiales y servicios que se emplean, describiendo además los movimientos y la forma en que se realizan las actividades.

• Segundo método: Rendimientos por jornada
  Es también un método práctico, con menor detalle y precisión, pero confiable y útil. Requiere menos tiempo y recursos que el método anterior. Consiste en anotar en un formulario específico el rendimiento de la mano de obra, también se lleva un registro de los materiales y servicios empleados. Esto se hace al final de la jornada o al finalizar cada actividad.

• Tercer método: Recuperación de datos
  Es un método que permite recobrar información de una actividad de producción, algún tiempo después de que fue realizada. Consiste en entrevistas con informantes claves para reconstruir y recuperar los datos de costos e ingresos del proceso productivo completo. Se recurre a la memoria de los informantes, datos de archivo, documentos de contabilidad (facturas almacenadas) y otros respaldos escritos.
  La confiabilidad de la información obtenida es menor que en los métodos anteriores, pero tiene la ventaja de que requiere mucho menos tiempo y recursos, por lo que es muy utilizado para análisis rápidos, que no requieren mucha precisión.
  

Variables mínimas en el análisis

Es conveniente realizar un estudio práctico para determinar las diferentes variables que se deben involucrar en el análisis financiero, que asegure la información necesaria, en el menor tiempo y al menor costo posible.

Estas variables deben corresponder con el nivel de análisis que se quiere abarcar (sistema de producción o empresa agrícola). Para el análisis a nivel del sistema de producción se requiere sólo la información sobre la secuencia completa de actividades, que van por lo general desde la selección y preparación del terreno hasta la venta de los productos, interesándonos por todas las variables necesarias para calcular los costos y los ingresos.

Al nivel de empresa agrícola, forestal o agroforestal se agregan otras variables importantes, que se aplican durante la actividad de la misma, relacionadas con la administración de la empresa, la infraestructura y la protección. Variables como la depreciación de los activos (por ej. la pérdida de valor de los tractores a través del tiempo), gastos de administración, pago de rentas de la tierra, incentivos o impuestos, mantenimiento de linderos, etc.

Para los diferentes niveles de análisis se sugieren las siguientes variables:

Análisis del sistema de producción agrícola, forestal o agroforestal.

• Jornales por actividad del sistema de producción
  (1 jornal por la siembra de 500 plántulas)

• Horas-máquina, animales, equipo, y herramientas utilizadas por actividad.
  Cantidad de materiales y servicios (1 Kg. de abono, 30 mts. de alambre, colocación de 500 postes, etc.)

• Precios. (jornal, hora-máquina, hora-animal, equipo, herramientas, materiales) Por ejemplo: Un jornal vale $9000 pesos, el kilo de fertilizante cuesta $ 600 pesos, etc.

• Cantidad de productos agropecuarios y forestales aprovechados/tipo de producto. (100 kilos de mora, 200 kilos de plátano, etc.).

• Precio de los productos agropecuarios y forestales aprovechados/tipo de producto. ($400 pesos x kilo de yuca, $ 300 pesos x Ltr. de leche, etc.).

• Costos de administración y comercialización de productos (transporte, venta, empaques, etc.)

• Gastos generales/ sistema de producción.

Análisis de la empresa agrícola forestal o agroforestal:

• Costos de administración de la empresa.

• Costos legales (constitución de empresa, permisos, etc).

• Costo de estudio de campo, estudios de mercado, asesorías y similares.

• Incentivos e impuestos.

• Depreciación de edificaciones, maquinaria y vehículos.

• Costos de control y protección (vigilancia, seguros, etc).

• Gastos generales de la empresa (servicios públicos, pago de salarios, etc).

Con una correcta obtención de datos acerca de estas variables, podremos aplicar las herramientas financieras necesarias para la toma de decisiones y generar criterios de decisión confiables y oportunos.

Nota: En el próximo boletín continuaremos con los procedimientos para aplicar el análisis financiero al interior de su organización.

Publicación realizada por el Proyecto DFID Colombia