EL MOLINO No. 9

Editorial Las semillas de la discordia División de la organización Tómele la temperatura a su ONG Identificación de problemas en la organización Calidad de vida en el trabajo Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas Las ONG como actores del desarrollo en nuestro país Análisis financiero en sistemas de producción agrícola (III parte) Una nueva forma para la toma de decisiones El dilema del prisionero

Identificación de problemas en la organización

Los Problemas son aquellos aspectos que dificultan el logro de objetivos, que obstaculizan el desarrollo de las acciones u operaciones de la organización, que al ser identificados, deben orientarse a situaciones generales en la cotidianidad de la organización y que no corresponden solamente a un área específica.

Los problemas en las organizaciones en ocasiones se manifiestan cuando existe una diferencia entre un "debe ser" y el "es", entre un ideal y una situación actual. Los problemas deben ser resueltos progresivamente, se deben concentrar esfuerzos en los problemas más importantes y vulnerables.

¿Por qué?, Por Qué?, Por Qué? el método para tratar de resolver los problemas en la organización.

¿Cómo identificar problemas en su Organización?

• Criterios de selección: Mediante técnicas documentales (sistemas de Información, monitoreo o vigilancia), técnicas de observación directa (observar los problemas como lo viven y los perciben los integrantes de la organización): Encuestas, visitas, etc., técnicas de búsqueda de consenso (problemas importantes tanto para el usuario como para la organización o servicio).

  El problema se selecciona mediante técnicas de lluvia de ideas, priorización y valoración por votación.

• Descripción del problema: Cuántas veces ocurre (frecuencia), cuántos casos. Cuándo ocurre: época, semana, día. Dónde (área) y a quién afecta (departamentos, grupos, funciones, productos).
  
  Análisis del Problema: Consiste en determinar las causas fundamentales (técnica de lluvia de ideas), se terminan de identificar las causas, cuando se llega a aquellas sobre las que no se tiene control (presupuesto, normas, sueldos bajos, etc.).
  Debemos agrupar causas por afinidades (técnica de la Espina de Pescado). Debiéndose seleccionar causas vitales, vulnerables a la intervención y concentrar sobre lo mismo la búsqueda de solución.

• Selección de Estrategias de acción para solucionar problemas:
  Consiste en seleccionar soluciones más viables, es decir, que tomen en cuenta las fuerzas que actúan sobre el problema que sean al mismo tiempo factibles económicamente y muy eficaces.

La resolución del problema es el objetivo a seguir

Cada factor seleccionado como importante y vulnerable corresponde al resultado esperado para poder mejorar el problema. Estos resultados corresponden a los objetivos específicos, si se quiere programar un proyecto o micro proyecto.

Para seleccionar las estrategias más viables hay que realizar un análisis de campos de fuerza:

Fuerzas de resistencia, las cuales tratan de impedir el cambio.

Fuerzas conducentes, las cuales favorecen el cambio.

Si las Fuerzas de resistencia son superiores a las Fuerzas conducentes no hay deseo de cambio, entonces el arte del análisis estratégico consiste en escoger el mejor camino para lograr los resultados, planteándose diferentes alternativas de solución, luego se evaluará la viabilidad de cada una, si es económicamente factible o es eficaz para resolver el problema: Costo - Eficacia.

Criterios para evaluar la eficacia en la solución de un problema dentro del planteamiento de la Estrategia:

• Idoneidad: Solución adaptada al problema.

• Globalidad: Solución toma en cuenta varios problemas o factores causales a la vez.

• Aceptabilidad: la solución es aceptable para los usuarios (externos e internos).

En la selección de estrategias, lo importantes que se cree el hábito de tomar en cuenta: viabilidad, factibilidad económica, limitaciones existentes, el impacto que pueda tener la estrategia y la utilización del personal.

La formulación de alternativas estratégicas, deben ser viables, aceptables oportunas, direccionales, cuantificadas, cualitativas, entendibles y claras.

ELABORACIÓN DE ESTRATEGIAS BASADOS EN PROBLEMAS Y CAUSAS

De acuerdo a lo trabajado en el artículo anterior, mencione los principales problemas existentes en su organización, mencione las principales causas de cada uno de ellos y las estrategias planteadas.

Una vez señalados los problemas, sus causas y las posibles estrategias a usar, se plantearán los objetivos específicos cuya elaboración se expuso en el artículo "¿QUIÉNES SOMOS? VISIÓN, MISIÓN Y OBJETIVOS, publicado en el boletín 8.

Publicación realizada por el Proyecto DFID Colombia